Jelenleg a magyar piacon sok ERP rendszer található, számos kisebb-nagyobb fejlesztő cég készített már ilyen szoftvert. Általánosságban két típusú ERP rendszert különböztethetünk meg: a nagy, általános szoftvereket, és a kisebb, speciális szoftvereket.
A nagyobb szoftverek jellemzője, hogy sok különböző céges folyamatot kitudnak szolgálni, több különböző modullal rendelkeznek. Hátrányuk viszont, hogy nem az adott cég igényei szerint készültek, nem igyekeznek megérteni és követni a cég sajátosságait, projektfolyamatait, illetve sok olyan modult tartalmazhatnak, amire az adott cégnek alapvetően nincs szüksége. Sok esetben, ha egy ilyen ERP rendszer mellett dönt egy vállalat, akkor nem az ERP rendszer igazodik a cég igényeihez, hanem a vállalat kénytelen az ERP rendszerhez igazodni, ez pedig nem szolgálja a hatékonyság növelését.
A kisebb, speciális ERP rendszerek jellemzője, hogy egy adott réspiacra specializálódnak, és igyekeznek ennek a piacnak az igényeit kiszolgálni. Azonban mivel minden cég más, így egy adott iparágra specializált ERP rendszernek is kellően rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy a cég igényeit maximálisan kiszolgálja.
Milyen előnyökkel jár, ha bevezeti a cégében?
Egy jó ERP rendszer bevezetése elsősorban a cég hatékonyabbá tételéhez járul hozzá. A szoftver segítségével a vállalat több különböző osztálya egy egységes rendszert használhat napi munkafolyamatai során. Mivel minden információ, adat és dokumentum így egy helyen tárolódik, a napi munkavégzés, illetve az osztályok közötti munka és információáramlás is lényegesen egyszerűsödik, hatékonyabbá válik.
Gondoljuk végig, most hogyan telik egy átlagos munkanapunk! Mennyire gördülékeny a munkavégzés? Mennyire átláthatóak a munkafolyamataink? Sok esetben problémát okoz a cégeknél, hogy a nem megfelelő projektkezelés miatt a munkatársak nincsenek tisztában alap információkkal. A munkafolyamatokat – megfelelő rendszerek hiányában – túladminisztrálják, mely sok értékes időt vesz el a munkatársaktól. Esetleg elkallódnak fontos iratok, dokumentumok, illetve az adatok tárolására sincs megbízható, biztonságos módszerük.
Egy a cég igényeire szabott ERP rendszer bevezetésével ezek a problémák megszűnnek, és a mindennapi munkavégzés jelentősen hatékonyabbá válik.
Mire figyeljünk oda ERP rendszer választás előtt?
Ha egy cég felismeri, hogy hatékonyságát egy ERP rendszer bevezetésével tudná növelni, akkor már csak a megfelelő rendszert kell megtalálnia. Ez azonban nem olyan egyszerű feladat! Jelenleg a piacon rengeteg különböző szoftver található, így a cégünk számára a legmegfelelőbbet megtalálni korántsem olyan könnyű.
Egy ERP rendszer bevezetése hosszú távú elköteleződés egy vállalat számára. Így érdemes a kiválasztás előtt például az alábbi tényezőket figyelembe vennünk:
Saját munkafolyamataink auditálása
ERP rendszer választás előtt először is érdemes megvizsgálni általános munkafolyamatainkat. Ez cégenként rendkívül eltérő lehet, hiszen teljesen más munkafolyamatai vannak például egy gyártó cégnek, mint egy szolgáltató vállalatnak. Előbbi esetben elengedhetetlen például egy hatékony raktárkezelővel rendelkező ERP rendszer, míg utóbbinál fontos, hogy az ERP rendszer tartalmazzon például feladatkezelő és CRM modulokat.
Azonban azonos iparágon belül működő cégek esetén is jelentős eltérések lehetnek a munkafolyamatokat tekintve, így elengedhetetlen, hogy az ERP rendszer rugalmasan tudjon alkalmazkodni a cég egyéni igényeihez és munkafolyamataihoz.
Így a kiválasztásnál igyekezzünk olyan ERP rendszert választani, mely tartalmazza azokat az alap modulokat, melyekre cégünknek szüksége van. Viszont kellően rugalmas a rendszer ahhoz, hogy egyedi igényeink alapján tudjon igazodni meglévő munkafolyamatainkhoz.
Vizsgáljuk meg pénzügyi lehetőségeinket
Egy hatékony ERP rendszer bevezetése jelentősebb pénzügyi ráfordítást igényelhet, így fontos, hogy előre meghatározzuk, hogy mekkora összeget tudunk a szoftverre szánni. A piacon az árat tekintve meglehetősen nagy lehet a szórás a különböző rendszerek között. Nem érdemes azonban a legolcsóbb ERP rendszert választanunk. Sok esetben ezek a rendszerek vagy nem tartalmazzák az összes olyan funkciót, amire cégünknek szüksége van, vagy nincs lehetőség arra, hogy a rendszert cégünk igényei szerint alakíthassuk. Bár kezdetben lehet, hogy nem fogjuk érezni ezeknek a hiányzó funkcióknak a hiányát, de hosszútávon biztosan jelentkezni fognak ebből adódó problémák. Ha pedig a hiányosságok miatt a már meglévő rendszeren kell további fejlesztéseket végezni, az szintén nem várt pénzügyi ráfordítást fog igényelni.
Érdemes azt is eldöntenünk, hogy az ERP rendszerért egy összegben szeretnénk fizetni, vagy inkább a fix havi díjas megoldás lenne optimális számunkra.
Biztonság
Egy jól bevált ERP rendszerben gyakorlatilag az összes fontos és bizalmas céges adatot, dokumentumot és információt tárolni tudjuk. Épp ezért fontos, hogy olyan szoftvert válasszunk, mely megfelelő védelmet tud nyújtani ezek számára.
Napjaink egyik legnagyobb értéke az adat, épp ezért nem meglepő, hogy az adatlopások száma jelentősen megnőtt az elmúlt években. Fontos tehát, hogy egy esetleges adatvesztés, vagy célzott támadás ne érjen minket váratlanul. Talán nem is gondolnánk először, hogy egy ilyen adatlopás, vagy adatvesztés mekkora kárt tud okozni cégünknek. Pedig egy célzott támadás során kikerülhetnek bizalmas szerződéseink, ügyféladataink, pénzügyi adataink is.
További kérdései vannak az ERP rendszer bevezetésével kapcsolatban? Vegye fel velünk a kapcsolatot, és 1 órás, ingyenes konzultáció során átbeszéljük lehetőségeit. Tegye hatékonyabbá Ön is napi munkavégzését!
