Ma már azonban fejlett és modern eszközök állnak a cégek rendelkezésére, ha digitalizációra szánnák el magukat. A különböző ERP rendszereknek köszönhetően munkafolyamataik jelentősen egyszerűsödhetnek, miközben valós időben szerezhetnek pontos információkat cégükről, projektjeikről.
Milyen nehézségekkel kell szembenéznie a cégeknek digitalizáció nélkül?
A legnagyobb problémát az jelenti, hogy a cégek nem látják át saját projektjeiket, a cégvezetőknek fogalmuk sincs róla, hogy melyik kolléga pontosan mit is csinál. Hiányzik a napi munkafolyamatokból a könnyítést jelentő automatizmus, és a rengeteg különböző adat tárolására még mindig nincsenek fejlett eszközeik, Excel fájlok tömkelegéből próbálnak információt szerezni.
A nem automatizált és digitalizált munkafolyamatok ellátásához jelentős emberi erőforrásra van szüksége a cégeknek. A bonyolult adminisztrációs folyamatok ráadásul jelentősen leterhelnek egy munkavállalót, aki hosszú órákat kénytelen tölteni olyan munkafolyamattal, amit digitalizáció segítségével jóval kevesebb idő alatt eltudna végezni. Az így felszabadult munkaidő pedig jelentősen növelheti a munkavállaló, és így a cég hatékonyságát is.
Sok cég naprakész információ hiányában nincs tisztában a legújabb digitális megoldásokkal, melyek a napi munkafolyamatait segíthetné. A digitalizáció első lépéseként pedig fel kellene mérniük jelenlegi munkafolyamataikat, ki milyen feladatot végez például papír alapon, hogyan oldják meg cégen belül és kívül az információáramlást, dokumentum megosztást.
Bár a digitalizáció jelentősen egyszerűsítené a cégek mindennapi munkáját, sokan tartanak tőle. A technológia folyamatos fejlődését nehéz nyomon követni egy idő után, és a kis cégek többségénél nincs olyan szakember, aki hatékonyan tudná segíteni a digitális fejlesztést. Ilyen esetben érdemes egy külső szakértő céget bevonni a digitalizáció kialakításába, hogy a cégek egyéni igényeire szabott, a valós munkafolyamataikat támogató rendszereket tudjanak használni a későbbiekben.
Miben segít a digitalizáció?
A digitalizáció számos előnnyel jár a cégek számára. A legfontosabb mind közül, hogy a digitalizáció nagyban hozzájárulhat egy cég hatékonyságának növekedéséhez. A korábbi adminisztrációs terhek jelentősen csökkennek, így jelentős szabad kapacitása szabadul fel kollégáinknak hasznosabb feladatok ellátására.
A digitalizáció másik nagy előnye, hogy segítségével mindig naprakész információink lehetnek aktuális projektjeinkről, főbb céges adatainkról. Az információ és adatok segítségével pedig megalapozottabb üzleti döntéseket hozhatunk, jobban megtudjuk becsülni aktuális projektjeink nyereségességét.
Mire figyeljünk új rendszer bevezetésénél?
Minden cég egyedi, munkafolyamataikra általában teljesen egyedi megoldásaik vannak. Egy jó szoftver, ERP, vagy CRM rendszer viszont hatékonyan alkalmazkodik a cég egyedi munkafolyamataihoz, és támogatja ezeket.
Fontos ezen kívül, hogy egy szoftver, vagy szakértő cég kiválasztása előtt legyünk nagyon körültekintőek, csak szakértő céget bízzunk meg cégünk digitalizációjának kidolgozásával.
